TOP 10 PHRASES NOT TO USE IN A CONTRACT – A LESSON FROM DR. FRANKENSTEIN (Bilingual Version)

When a lawyer drafts a contract, the creative process is more like Dr. Frankenstein’s than like God’s. Instead of creating something out of nothing, we take whatever parts we can find and try to knit them together into a coherent whole.

Khi một luật sư soạn thảo hợp đồng, quá trình sáng tạo sẽ giống với cách mà Tiến sĩ Dr. Frankenstein đã thực hiện hơn là tự do và tùy tiện. Thay vì tạo ra một thứ gì đó từ hư vô, chúng ta có thể dựa vào bất cứ điều gì mà chúng ta tìm thấy và từ đó cố gắng liên kết chặt chẽ chúng lại với nhau tạo thành một tổng thể thống nhất.

As I remember the story, Dr. Frankenstein’s creation turned into a monster because his assistant, Igor, gave him a criminal brain instead of a normal one. We lawyers can learn a lesson from this. In drafting contracts, we need to carefully scrutinize the parts other attorneys give us, and reject those that aren’t going to work well.

Tôi nhớ câu chuyện của Tiến sĩ Frankenstein, công việc của ông ấy đã trở nên tệ hại bởi chính trợ lý của ông ta – ông Igor. Ông Igor đã làm cho Tiến sĩ hình thành nên những suy nghĩ mang tính hình sự thay vì những suy nghĩ đơn giản. Luật sư chúng ta có thể rút  kinh nghiệm từ bài học này. Trong khi soạn thảo hợp đồng, chúng ta cần xem xét kỹ lưỡng những nội dung được cung cấp bởi những luật sư khác và nên bỏ qua những nội dung không có ý nghĩa trong hợp đồng.

Over the years, I’ve had the privilege of working with many fine lawyers and clients in drafting, reviewing, and negotiating commercial contracts. I’ve also seen my share of drafting monstrosities. From this experience, here is my list of the top 10 common contract phrases that we should reject because they impede saying what needs to be said-clearly and concisely.

Nhiều năm qua, tôi rất may mắn khi được làm việc với những luật sư và khách hàng giỏi trong việc soạn thảo, rà soát và đàm phán những hợp đồng thương mại. Đồng thời, tôi cũng đã nhận ra những sai lầm của mình trong việc soạn thảo. Từ kinh nghiệm của bản thân, dưới đây là 10 cụm từ phổ biển mà chúng ta không nên sử dụng khi soạn thảo hợp đồng bởi vì chúng khiến cho hợp đồng không được ngắn gọn và rõ ràng.

1. Naming a contract “Agreement” and nothing more

Chỉ đơn giản đặt tên hợp đồng là “Hợp đồng/Thỏa thuận”

One of the most important things a contract drafter can do is give the contract a specific, descriptive title. For example, your reader will probably find the title "Widget Sales & Services Agreement" more helpful than the simple title “Agreement”. Adding a good title takes little time for the drafter, but it can greatly help a reader understand what the contract is about. I once had to search 20 boxes of documents to find a particular contract. During my search, I found dozens of contract drafts tided simply “Agreement” before I found the one I was looking for. How much time and effort it would have saved if the drafters had given each contract a descriptive title!

Một trong những điều quan trọng nhất đối với người soạn thảo hợp đồng đó chính là phải đặt tên/tiêu đề cụ thể cho hợp đồng. Ví dụ, người đọc có thể sẽ cảm thấy tiêu đề “Hợp đồng dịch vụ và mua bán phụ tùng” dễ hiểu hơn là “Hợp đồng”. Người soạn thảo không tốn nhiều thời gian cho việc đặt một tiêu đề cụ thể, nhưng nó có thể giúp người đọc hiểu rõ hơn về hợp đồng. Tôi đã từng lục tung 20 thùng tài liệu để tìm một hợp đồng. Nhưng trước khi tìm thấy hợp đồng tôi cần, tôi phát hiện ra có hàng tá bản thảo với tiêu đề đơn giản là “Hợp đồng”. Vì vậy, sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức nếu như người soạn thảo đặt cho mỗi hợp đồng một tiêu đề với miêu tả cụ thể!

2. “Agreement” as a defined term

Sử dụng từ “Thỏa thuận” như là một thuật ngữ đã được định nghĩa

Sparingly used, definitions are a useful tool in drafting a clear, concise contract. But there is one definition that we can almost always do without: the defined term “Agreement” (referring to the contract itself). Since the word “Agreement” is vague, lawyers often create a defined term, the “Agreement”. When you refer to your contract, use the words "this contract" (not defined) instead. Only lawyers and their groupies use the term “Agreement”. The word "contract" is also more precise than “agreement”, since all contracts are agreements, but not all agreements are contracts.

Được sử dụng một cách hạn chế, những định nghĩa là một công cụ hữu ích trong việc soạn thảo một hợp đồng ngắn gọn, xúc tích. Nhưng có một thuật ngữ xác định mà chúng ta hầu như không bao giờ giải thích, đó chính là “Thỏa thuận” (đề cập đến chính hợp đồng). Bởi vì từ “Thỏa thuận” mang tính mơ hồ, nên các luật sư thường tạo ra một định nghĩa xác định về “Thỏa thuận”. Thay vào đó, khi nói đề hợp đồng của bạn, bạn nên sử dụng cụm từ “hợp đồng này” (không được định nghĩa). Chỉ có những luật sư và đồng nghiệp của họ mới sử dụng thuật ngữ “Thỏa thuận”. Bên cạnh đó, từ “hợp đồng” cũng chính xác hơn từ “thỏa thuận”, bởi vì tất cả hợp đồng là những thỏa thuận nhưng không phải tất cả các thỏa thuận đều là hợp đồng.

3. “Now, therefore, in consideration of the foregoing and the mutual promises and covenants herein contained, the receipt and sufficiency of which is hereby acknowledged, the parties hereby agree as follows:

“Như vậy, những điều nêu trên và những giao ước, lời hứa chung giữa các bên  đã được công nhận trong hợp đồng này, do đó các bên thỏa thuận như sau:  

A good contract clearly explains each party's consideration. Usually, one party supplies goods or services, and the other pays money. If the consideration is clear, the phrase quoted above is unnecessary and should be omitted. If the consideration is not clear, it's risky to rely on this formalistic (hình thức) statement to fix the problem. Like a display window in the front of a department store, the space on the first page of a contract is precious for its value to attract and hold the reader's attention and to tell the reader what the contract is about. You shouldn't waste it on empty boilerplate (bản mẫu) language.

Một hợp đồng hoàn chỉnh là một hợp đồng giải thích cụ thể mục đích của mỗi bên. Thông thường, một bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ, và bên còn lại thanh toán. Nếu như mục đích của các bên được quy định rõ ràng thì cụm từ được dẫn ở trên là không cần thiết và nên được lược bỏ. Nhưng trong trường hợp, mục đích đó không được quy định cụ thể, lúc này sẽ là gặp rủi ro khi dựa vào quy định mang tính hình thức này để giải quyết vấn đề. Giống như việc trưng bày cửa sổ phía trước một cửa hàng bách hóa, khoảng giấy trên trang đầu tiên của hợp đồng rất quan trọng vì nó thu hút và giữ sự chú ý của người đọc, giúp người đọc hiểu rõ về hợp đồng. Bạn không nên lãng phí với cái ngôn ngữ hình thức không có nội dung này.

4. “The parties [expressly] agree”

Cụm từ “Các bên hoàn toàn đồng ý”

Presumably, the parties agree to everything in the contract, or they wouldn't sign it. You should just set out the parties' rights and duties, without repeatedly saying “the parties agree”.

Lawyers sometimes use the phrase "the parties expressly agree" to emphasize the idea that follows. It has the effect of saying "and I really mean it!" But unfortunately, using the phrase "the parties expressly agree" to create emphasis implies that other statements in the contract are less important. If an idea needs emphasis, consider instead whether you can create that emphasis by reorganizing the contract, or by working out the idea in greater detail.

Có lẽ, khi quyết định ký kết hợp đồng, các bên đều hoàn toàn đồng ý với mọi điều khoản trong hợp đồng. Vì vậy, người soạn thảo chỉ cần liệt kê các quyền và nghĩa vụ của các bên, không cần lặp đi lặp lại cụm từ “các bên đồng ý”.

Các luật sư đôi khi sử dụng cụm từ “các bên hoàn toàn đồng ý” để nhấn mạnh luận điểm mà họ sắp trình bày, nó thể hiện quan điểm của luật sư “tôi thực sự đồng ý”. Nhưng thật không may, việc sử dụng cụm từ “các bên hoàn toàn đồng ý” để nhấn mạnh lại có ngụ ý tuyên bố rằng các thỏa thuận khác ít quan trọng hơn. Thay vào đó, nếu có một thỏa thuận nào cần được nhấn mạnh, hãy xem xét liệu bạn có thể tạo ra điểm nhấn bằng cách sắp xếp lại bố cục hợp đồng hay là diễn giải thỏa thuận đó chi tiết hơn.

5. “Unless otherwise agreed”

Cụm từ: “Trừ trường hợp có thỏa thuận khác”

The phrase "unless otherwise agreed" is logically unnecessary so long as the parties remain free to amend the contract. You may, however, want to use it sparingly to indicate a section where the parties specifically expect a change, such as for prices or credit terms that may vary from time to time. When you do, you will probably also want to specify how the change will be documented. Of course, you could add the phase "unless otherwise agreed" to every sentence in the contract. The danger is that if you include "unless otherwise agreed" in some sentences but not in others, you may create the implication that some sentences can be amended orally, or in some other way that does not constitute a formal contract amendment.

Cụm từ “trừ trường hợp có thỏa thuận khác” về mặt logic là không cần thiết, miễn là các bên được quyền tự do sửa đổi hợp đồng. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng trong những điều khoản mà các bên đặc biệt mong có sự thay đổi, ví dụ như về giá cả hoặc những điều khoản tín dụng có thể thay đổi theo thời gian. Khi bạn ghi cụm từ này, bạn có thể cũng sẽ muốn quy định cụ thể phạm vi và cách thức thay đổi. Tất nhiên là bạn có thể thêm cụm từ này vào từng câu trong hợp đồng. Nhưng rủi ro là nếu bạn chỉ ghi cụm từ này trong một số câu, điều này tạo ra hàm ý rằng những câu còn lại có thể sửa đổi bằng miệng, hoặc bằng những hình thức khác nhưng không được công nhận là một bản sửa đổi hợp đồng chính thức.

6. “Hereby”

Cụm từ “Bằng cách này”

Always eliminate this unnecessary word. I have been looking for the last few years to find an example of a necessary hereby, and I am still looking. In his Dictionary of Modern Legal Usage, Bryan Garner states that "hereby is often a flotsam phrase that can be excised with no loss of meaning”.  Garner adds that "here- and there- words... abound in legal writing (unfortunately they do not occur just here and there), usually thrown in gratuitously to give legal documents that musty smell”.

Hãy bỏ từ không cần thiết này. Tôi đã nghiên cứu trong vài năm qua để tìm ra sự cần thiết của cụm từ này trong hợp đồng nhưng tôi vẫn chưa nhận ra. Trong Từ điển Sử dụng Pháp lý Hiện đại của mình, Bryan Garner chỉ ra rằng cụm từ “bằng cách này” là một cụm từ có thể lược bỏ nhưng không làm mất ý nghĩa”. Garner nói thêm rằng “những từ đây – đó được ghi rất nhiều trong văn bản pháp luật (tiếc là chúng không xảy ra chỉ ở chỗ này và chỗ kia), và chúng thường được ghi vào một cách vô cớ làm cho các văn bản pháp luật có mùi ẩm mốc”.

7. “Notwithstanding anything in this contract to the contrary”

Cụm từ: “Bất kể có quy định nào trái ngược trong hợp đồng này”

This phrase indicates that the writer doesn't know what the rest of the contract says, or how the provision in question relates to the rest of the contract. Instead of using this crutch phrase, create the sense of priority and emphasis through good contract organization. Eliminate the inconsistency. At the least, specify, by number, which provision overrides which other provision.

Cụm từ này chỉ ra rằng người soạn thảo không hiểu phần của lại của hợp đồng quy định về việc gì, hoặc là điều khoản được trích dẫn liên quan như thế nào đến phần còn lại của hợp đồng. Thay vì sử dụng cụm từ “áo giáp” này, người soạn thảo nên ưu tiên và nhấn mạnh thông qua việc soạn thỏa một hợp đồng có tổ chức, chặt chẽ, thống nhất với nhau. Ít nhất, chỉ rõ số của Điều khoản mà trái ngược với những điều khoản còn lại.

8. “Written notice”

“Thông báo bằng văn bản”

It is better to say-once in the notice provision-that all notices must be in writing. Then delete the word "written" wherever it appears in connection with notice. This eliminates redundancy and avoids the unfortunate implication that there is more than one kind of notice. If one contract section says that a party must give "written notice" but another section says that a party must give "notice," the difference could logically be interpreted to imply that the latter notices may be oral.

Tốt hơn là bạn nên nói một lần trong Điều khoản thông báo rằng tất cả các thông báo phải bằng văn bản. Sau đó, bạn có thể xóa cụm từ “lập thành văn bản” bất cứ nơi nào liên quan đến sự thông báo. Điều này giúp loại bỏ sự dư thừa và tránh việc hiểu nhầm là có nhiều hình thức thông báo. Nếu một phần trong hợp đồng nói rằng một bên phải “thông báo bằng văn bản”, nhưng những phần khác chỉ yêu cầu “thông báo”, về mặt logic sự khác nhau này có thể được hiểu là những thông báo sau có thể bằng miệng.

9. “Heading used in this Agreement are included for convenience of reference only and shall not constitute a part of this Agreement for any other purpose and will have no force or effect in the construction of this Agreement.”

“Tiêu đề của một Điều khoản trong Thỏa thuận này chỉ giúp thuận tiện cho việc theo dõi, nó sẽ không cấu thành một phần của Thỏa thuận này cho bất kỳ mục đích nào khác, đồng thời sẽ không có hiệu lực hoặc ảnh hưởng nào trong việc giải thích hợp đồng này”

Like a good contract title, carefully chosen section headings greatly help the reader to understand a contract. Therefore, choose section headings as carefully as the text of the contract. A provision to the effect that section headings don't count is a poor substitute for good headings that do in fact guide the reader. It also adds unnecessary words - words that don't help the reader understand the contract's substantive content.

Giống như một tiêu đề hợp đồng cụ thể, việc lựa chọn kỹ càng tiêu đề của Điều khoản sẽ giúp người đọc hiểu rõ về hợp đồng. Do đó, khi đặt tiêu đề cho Điều khoản hãy cẩn thận, kỹ càng như khi đặt tiêu đề cho hợp đồng. Những tiêu đề này có tác dụng hướng dẫn người đọc hiểu hơn về nội dung của Điều khoản, chúng không được xem là một sự thay thế không đầy đủ cho tiêu đề chính của hợp đồng. Nó cũng có thể bao gồm những từ không cần thiết – những từ không giúp người đọc hiểu nội dung cốt lõi của hợp đồng.

10. “In witness whereof the parties have caused this contract to be executed by their duly authorized representatives.”

“Trước sự chứng kiến của các bên, hợp đồng này được ký kết, đóng dấu bởi những người đại diện theo ủy quyền chính thức của mỗi bên.”

Eliminate this needless phrase and, instead, just jump to the signature lines. If a contract signer is not duly authorized, this statement doesn't fix the problem (except that it may make an unauthorized signer personally liable for the contract obligations). Of course, authorization is important. If there is any doubt about whether a signer is duly authorized, have the other party show due authorization through a source outside the contract (for example, by having the company's secretary provide a certificate of incumbency and certified board resolution approving the contract).

Hãy bỏ đi dòng tuyên bố không cần thiết này và thay vào đó, chỉ cần chuyển đến các dòng chữ ký. Nếu người ký hợp đồng không được ủy quyền hợp lệ, tuyên bố này không thể áp dụng để giải quyết vấn đề (ngoại trừ nó có thể làm cho người ký không được ủy quyền đó phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với các nghĩa vụ hợp đồng). Tất nhiên, ủy quyền là quan trọng. Nếu có bất kỳ nghi ngờ nào về việc liệu người ký có được ủy quyền hợp lệ hay không, thì lúc này hãy yêu cầu bên kia cung cấp những giấy tờ liên quan đến việc ủy quyền hợp pháp (ví dụ như yêu cầu thư ký của công ty cung cấp Giấy chứng nhận đương nhiệm và Nghị quyết của Hội đồng chấp thuận về việc quyền phê duyệt hợp đồng).

CONCLUSION

KẾT LUẬN

Obviously, clear legal writing goes far beyond any short list of dos and don’ts. I hope this list challenges you to reject any clause that doesn’t help make your contract clear and concise. Learn that simple lesson from Dr. Frankenstein. If you scrutinize contracts forms carefully, you’ll never look at the contract you’re just written and say, “I’ve created a monster!”

Rõ ràng là một văn bản pháp lý hoàn chỉnh sẽ vượt xa bất kỳ những ghi chú ngắn gọn nào về việc nên và không nên thực hiện. Tôi hy vọng danh sách này sẽ thúc đẩy bạn từ chối bất kỳ điều khoản nào không làm cho hợp đồng của bạn trở nên ngắn gọn và rõ ràng. Nếu như bạn xem xét kỹ lưỡng các mẫu hợp đồng, bạn sẽ không bao giờ nhìn vào hợp đồng mình mới soạn thảo và nói: “Tôi đã tạo ra một thứ quái dị!”

Translator: FDVN Law Firm – Do not re-up and/or use it for commercial purposes.

CONTACT US:

Lawyers in Da Nang:

99 Nguyen Huu Tho, Quan Hai Chau, Da Nang city

Lawyers in Hue:

56A Dien Bien Phu, Hue City, Thua Thien Hue

Lawyers in Phu Quoc:

65 Hung Vuong, Duong Dong town, Phu Quoc island district

Lawyers in Quang Ngai:

359 Nguyen Du, Quang Ngai City, Quang Ngai Province.

Lawyers in Ha Noi

Room 501, 5th Floor, No. 11, Lane No. 183, Dang Tien Dong Street, Dong Da District, Ha Noi

Lawyers in Nghe An

 No. 19 V.I Lenin street, Vinh City, Nghe An Province

Website: www.fdvn.vn    www.fdvnlawfirm.vn  www.diendanngheluat.vn  www.tuvanphapluatdanang.com

Email: fdvnlawfirm@gmail.com    luatsulecao@gmail.com

Phone: 0935 643 666    –  0906 499 446

Fanpage LUẬT SƯ FDVN: https://www.facebook.com/fdvnlawfirm/

Legal Service For Expat:  https://www.facebook.com/fdvnlawfirmvietnam/

TỦ SÁCH NGHỀ LUẬT: https://www.facebook.com/SayMeNgheLuat/

DIỄN ĐÀN NGHỀ LUẬT: https://www.facebook.com/groups/saymengheluat/

Youtube: https://www.youtube.com/c/luatsufdvn

Telegram: https://t.me/luatsufdvn

Group “Legal forum for foreigners in Vietnam”: https://www.facebook.com/groups/legalforeignersinvietnam